Namen te izjave je zagotavljanje usklajenosti. Pri tem pa se želimo premakniti z usklajenosti skozi nadzor (in odločitve sprejete pri vrhu) v usklajenost skozi komunikacijo (sproščanje odločitev v druge dele sistema).
Podrobno se izziv nanaša na to, da ima vodstvo na sebi breme zagotoviti rezultat. Usklajenost delovanja je pri tem eden temeljnih dejavnikov doseganja uspešnosti. A namesto tega, da se vodstvo samo odloča o vsem in nato podaja naloge, naj vodstvo komunicira temelje za odločanje. Naloga za vodstvo je torej komuniciranje, naloga za druge člane organizacije pa seznanjenost z zapisanimi sporočili in ravnanje po njih pri lastnem delu (t. i. ponotranjenje).
Obstajajo t. i. temeljni organizacijski zapisi, ki so največkrat zgolj formalni zapisi, v resnici pa so pogoj za razrešitev tega problema nevključenosti.
- Listina o poslanstvu je opredelitev namena delovanja in odgovarja na vprašanje Zakaj?
- Listina o viziji je oris prihodnje podobe delovanja in odgovarja na vprašanje Kaj?
- Listina o strategiji je določitev načina delovanja in odgovarja na vprašanje Kako?
Vse listine mora vodstvo ustrezno (in na uporaben način) zapisati, vsi drugi člani organizacije pa jih morajo pri delu upoštevati. Na ta način dosežemo to, da imamo ideje vodstva jasno zapisane “črno na belem”, da vemo, kaj se želi in pričakuje ter bomo lahko svoje razmišljanje usmerili v smeri, ki bo dejansko sprejeto in ga bomo lahko udejanili pri delu. Usklajenosti torej ne dosegamo z nadzorom in ukazi, temveč s komunikacijo oziroma deljenjem ključnih idej o delovanju organizacije.
Ključni izziv pri tem je, da imamo zares zagotovljeno skupno razumevanje temeljnih določil. Za to pa je potrebna komunikacija in dovolj komunikacije, da se šumi pri prenosu sporočil oziroma razlike pri razumevanju zmanjšajo na minimum.
Paradim 