Z besedo organizacija poimenujemo več stvari. Organizacija je lahko podjetje, lahko gre za zavod, društvo, inštitut oz. drugo obliko delovanja neke skupine ljudi. Organizacija pa je lahko tudi značilnost podjetja, zavoda oz. druge oblike. Organizacija je namreč skupek razmerij: s sodelavci, z nadrejenim, torej z vsemi, s katerimi se srečujemo v delovnem prostoru. Ko govorimo o spremembi oz. izboljšanju organizacije, govorimo o tem, ali želimo spremeniti ta razmerja in jim dati drugačno podobo. Ključno vprašanje je spet naslednje: kakšna naj bo organizacija, da bo naše delovanje učinkovito in uspešno?
Lastnost nadrejenost – podrejenost
Poglejmo v eno osrednjih značilnosti razmerij: nadrejenost in podrejenost. Vsako razmerje, oz. razmerje z vsako drugo osebo v delovnem prostoru, ima štiri plasti: delovno (izmenjava rezultatov dela), komunikacijsko, avtoritativno in motivacijsko. Za namen oblikovanja želenih poudarkov tega zapisa poglejmo v zadnje tri.
Komunikacijska plast razmerja. Ko ima organizacija in posamezno razmerje poudarjeno hierarhijo oz. nadrejenost, je komunikacija bolj uradna (vsebuje več pravil, lahko npr. tudi naslavljanje z nazivi), komunikacijski kanal pa polnijo pretežno ukazi in navodila za delo ter (v nasprotni smeri) bolj ali manj strukturirano poročanje o izvedbi nalog in doseženih rezultatih. Ko ima organizacija manj poudarjeno nadrejenost, je komunikacija manj uradna in bolj sproščena, komunikacijski kanal pa pretežno polnijo informacije v obliki razlag in opisov, vprašanja o izvedbi dela in povratna pojasnila, povratne informacije o zaznani uspešnosti dela ipd. Komunikacija je v tem primeru izrazito dvosmerna.
Avtoritativna plast ali plast moči v razmerju. Moč pomeni pristojnost odločanja. Ko je poudarjena nadrejenost, se odločitve prepuščajo oz. se centralizirajo pri nadrejenemu. Ob zaznanem problemu, nepredvideni situaciji ali drugem primeru, za katerega ni vnaprej že jasno predvidenega poteka, se odločitev prenese na nadrejenega. Nasprotno, pri manj poudarjeni nadrejenosti se odločanje decentralizira. Podrejeni tako pretežno sami rešujejo probleme, na katere naletijo pri delu.
Motivacijska plast ali plast odgovornosti v razmerju. Poudarjena nadrejenost pomeni, da se odgovornost za opravljeno delo in dosežene rezultate zgosti pri nadrejenemu. Ko ena oseba nosi odgovornost za dejanja druge, nas to seveda pripelje v situacijo težnje po izvajanju strožjega nadzora te druge osebe, torej težnje po razvoju avtokratskih prijemov. V nasprotnem primeru, ko se odgovornost za delo deli, smo bližje situaciji, ko vsak odgovarja za lastna dejanja in rezultate dela. (Pri oblikovanju organizacije s strani managementa je seveda potrebno, da je odgovornost pri tem skladna s pripravljenostjo ali usposobljenostjo za delo ter tudi s pristojnostmi, ki jih ima dana oseba.)
Kakšna razmerja želimo pri delu?
Bistvo vloge vodij je delo z ljudmi in aktiviranje človeškega potenciala, vloge managerjev pa oblikovanje sistemov, med drugih tudi organizacije, ki jo predstavlja ta zapis. Pri ohranjanju motivacije ljudi in njihovi aktivaciji razmerja igrajo zelo pomembno vlogo, zato morajo biti oblikovana (na področju organizacije se uporablja tudi izraz »organizacijski dizajn«) skrbno in načrtno.
Vse tri opisane, torej tako možnost posredovanja lastnega znanja in vpogledov nadrejenemu, svoboda izbire in lastno odločanje ter tudi lastno odgovarjanje za opravljeno delo, osebnemu vlaganju, napredovanju in učenju, opazovanju lastnega dela in iskanju možnosti za napredek, dajejo pomen. Ko, obratno, razmerja ne dopuščajo, da svoje ugotovitve nekomu posredujemo in z njimi izboljšamo naše delo ali delovno okolje, ali ko razmerja ne dopuščajo, da s svojim znanjem izboljšamo odločitve, osebno napredovanje in dodatna aktiviranost izgubi pomen, mi pa motivacijo.
Fin.
Vodstveno osebje lahko deluje na dva poglavitna načina. Lahko so graditelji uspešnosti (angl. performance builders), ki se pretežno osredotočijo na doseganje rezultatov, ali pa graditelji institucij (lahko bi rekli tudi infrastrukture, angl. institution builders), ki se pretežno osredotočijo na temelje ali celostne pogoje dela, ki bodo aktivirale vse člane organizacije in omogočale dobro delo, ter tako posredno delujejo na doseganje uspešnosti. V sistemih izgubljamo ogromno potenciala, tako talentov, želje in motiviranosti kot vpogledov, ker nimamo primerno postavljene organizacije. Tisti z razumevanjem problemov ne pridejo do besede, tisti z energijo za aktivacijo in reševanje problemov ne do možnosti dejanj. Oblikovanje organizacije in razmerij vsekakor spada med imenovane temelje, ki pomembno gradijo končni uspeh.
Vsebina zapisa je osnovana na viru:
Rozman, R. Analiza in oblikovanje organizacije. Univerza v Ljubljani, Ekonomska fakulteta. Ljubljana, 2010.
Dvojno poimenovanje vodij (oz. načinov delovanja) je vzeto iz vira:
Tsui, A. S., Zhang, Z. X., Wang, H., Xin,, K. R. in Wu, J. B. (2006). Unpacking the relationship between CEO leadership behavior and organizational culture. The Leadership Quarterly 17 (2006), str. 113-137.
Paradim 