Izboljšati organizacijo: opredeljevanje vlog

Ena izmed glavnih besed v opredeljevanju problema delovnih pogojev, mogoče tudi kar najbolj izstopajoča, je bila organizacija. »S kadrom, ki ga imamo, moramo narediti več.« Na tem tematskem področju se je zvrstilo kar nekaj pozivov, prof. Marko Jaklič (gost v Studiu ob 17.00) pa je postregel tudi z nekaterimi primerjalnimi številkami, ki te misli postavljajo v dejstvo. Področje organizacije je široko področje. Določen pogled na to tematiko sta postavila že dva predhodna zapisa (prvi in drugi), tokrat pa izpostavljam besedo vloga.

Kaj je vloga?

Opredelitev vloge je odločitev, ki zajema kaj bo nekdo delal, kaj bo moral zagotoviti oz. za kaj bo odgovoren in podobno. Za izhodišče si postavimo dve vprašanji: (1) katere vloge naj opredelimo in (2) kako naj bodo opredeljene? Izraz vloga poudarja pomen, ki ga ima dani nabor značilnosti za skupnost in doseganje ciljev. Bližnja izraza sta delovno mesto ali delokrog, ki bolj objektivno in ločeno poudarjata aktivnosti, ki se izvajajo v neki vlogi.

Ilustrativni primer

Pojdimo v ilustrativni, tudi zelo poenostavljen primer v zdravstvo in v primarno medicino (tj. družinski zdravniki). Imamo možnost opredeliti 20 vlog po izbiri.

V prvem scenariju (za ilustracijo gremo v skrajnost) se odločimo za 20 zdravniških vlog. Opredelili smo torej samo eno vlogo in imamo 20 »družinskih zdravnikov za vse«, potrebujemo pa tudi prav toliko ambulant. Odgovora na vprašanji sta:

1. 20 vlog »družinski zdravnik za vse«
2. Posameznik v tej vlogi opravlja vsa dela, od dogovarjanja z bolniki za termin oz. naročanja, do sprejema, obravnave, priprave dokumentacije in tako naprej

V situaciji, ko posameznik opravlja vso potrebno delo, se pokaže več pomanjkljivosti. Na primer veliko je prestavljanja iz enega opravila k drugemu, učenje in izboljševanje v izvajanju poteka počasneje, ne moremo se zares kakovostno posvetiti (pripraviti, usposobiti) za vsako posamezno opravilo. Zato smo se v družbi že davno odločili za delitev dela in specializacijo (tj. ožanje opredelitve vlog). V drugem scenariju celotno vlogo delimo na tri in opredelimo tri bolj specializirane vloge: družinski zdravnik, zdravstvena nega in administrator. Oblikujemo 6 zdravstvenih timov in deluje 6 ambulant. Odgovora na vprašanji:

1. Opredelimo 6 vlog družinskih zdravnikov, 6 vlog zdravstvene nege in 6 administracijskih vlog (skupno 18 opredeljenih vlog)

2. Širina celotnega dela se razdeli na 3 ožje postavljene širine aktivnosti in zadolžitev

V takšnem scenariju pričakujemo večjo učinkovitost. Možno je sicer še preigravanje dodatnih možnosti: npr. če je del administrativnega dela skupen, ali je smiselno vlogo administratorja opredeliti kot skupno? To bi pomenilo, da bi opredelili manj administratorjev, imeli možnost delovanja dodatne ambulante ali zdravniškega tima, hkrati pa bi to najverjetneje prineslo zmanjšanje specializacije (ker vso administrativno delo ni skupno, bi se ga moral del spet izvesti tudi v posamezni ambulanti).

Recimo da ostanemo pri izhodiščnem prikazu drugega scenarija. Imamo še dve prosti osebi. Ker pri izvajanju dela vidimo, da se del aktivnosti ponavlja po stalnem vzorcu, vidimo možnost za avtomatizacijo teh opravil. Vrnimo se k odgovoroma:

1. Dodamo vlogo razvijalca programskega orodja.
2. Novo opredeljena vloga ima namen poenostavitve in pohitritve aktivnosti, ki se izvajajo v rednem opisu drugih vlog.

Podporne vloge

V delovanju organizacije seveda ne moremo ostati pri statični sliki. Potrebno je dodati časovno dimenzijo (stvari se spreminjajo, npr. zaposleni se upokojijo in prihajajo novi, zaposleni v različnih fazah življenja delujejo drugače ipd.), dimenzijo delovnega okolja (v primeru zdravstva npr. večanje potreb in zahteva pa dvigu učinkovitosti delovanja), človeški dejavnik (dinamika odnosov, potreba po razumevanju sprememb, učinek zadovoljstva ipd.). in tako naprej.

Opredeljene vloge v prejšnji točki bi v industrijskem podjetju lahko povezali v proizvodno funkcijo, torej vloge, ki se najbolj neposredno ukvarjajo z ustvarjanjem vrednosti (v zdravstvu je to skrb za bolnika). Tudi vloga tehnične podpore ali »IT-osebja« je lahko bližnja vloga, če skrbi za avtomatizacijo tega osrednjega procesa. Kaj pa podporne (t.i. facilitativne) vloge?

»Skrivni« vlogi

Ilustrativni primer v ozadju že vključuje dve podporni vlogi. Prva vloga je tista, v kateri smo bralci tega zapisa: vloga tistega, ki razmišlja o možnih oblikah, se odloči za eno izmed oblik in jo tudi dokončno oblikuje. Premik iz enega v drug scenarij je torej vključeval vlogo managerja. Manager se mora odločiti, kako želi rešiti nastale probleme (bo to dodatno kadrovanje, digitalizacija, mogoče druga rešitev?) in postaviti ter skrbeti za sistem.

Druga vloga? Vodenje. Ker je to moje področje, ne bom zahajal v laične opredelitve (tu je pogosto vodja »vse, kar je treba ali vse kar manjka«): vloga vodje je delo z ljudmi in uresničevanje zastavljenega načrta in organizacije. Gre za vlogo, ki spada v okvir managementa: lahko sicer gre za isto osebo, vendar pa je narava obeh vlog povsem drugačna. Vodja je tisti, ki mora pripravljeno spremembo prenesti do vseh zdravniških timov, jo ustrezno razložiti in vsem omogočiti, da jo uspešno izpeljejo. Prav tako je vodja tisti, ki informacije iz uresničevanja zamišljenih sprememb privede nazaj k managementu in po potrebi sproži nov proces načrtovanja (npr. je kadrovanje ali je digitalizacija pravi način?) in organiziranja (je zamišljeni seznam opredeljenih vlog ustrezen?). V besednjaku vodje morajo vedno biti prisotna vprašanja: Ali je vse ok? Ali (zamišljene) stvari delujejo v redu? Ali kaj potrebujete za delo?

Druge vloge

Kaj še prinese nestatična, dinamična slika? Za ohranjanje učinkovitega in uspešnega delovanja so potrebni odnosi in organizacijska kultura. Potrebno je, da se v timu in celotni organizaciji združujejo ljudje, ki dobro sodelujejo, ki delo lahko opravljajo in se tudi dobro ujamejo na osebnem področju. Kot že omenjeno, ob vstopu potrebujemo uvajanje v vlogo in v delovno okolje, ko se bližamo izhodu pa lahko mogoče več prispevamo na drugačne načine (kadrovska vloga, vloga mentorjev).

Trenutno smo priča večjim pretresom zdravstva in tudi javnega mnenja. Vsak, ki deluje v sistemu zdravstva, lahko pri sebi premisli, mogoče bolj pozorno opazuje svoj delovni dan ali teden, in ugotovi, koliko na njega vpliva odnos javnosti: koliko časa nameni temu, koliko energije, koliko vprašanj in lastnih misli nameni tej tematiki. V nekem zapisu Zdravniške zbornice sem bral o zapisu, da so zdravniku priporočili uvedbo vloge odnosa z javnostmi: mar ne bi bila smiselna?

Zaključek

V vsebini tega zapisa, niti v zadnjem odstavku, se ne gre za nasvete ali namige. Pri opredeljevanju vlog vedno velja razmisliti o vlogah, ki bodo pozitivno prispevale k celoti. Opravljanje zaposlitve ali delovanje v službi poteka dan za dnem, poteka z ljudmi, moramo ohranjati motivacijo, do izraza pride naša zbranost in s tem kakovost odločitev, odnos z različnimi deležniki, zadovoljstvo in tako naprej. Bodisi to opazimo oz. se tega zavedamo bodisi se ne, vsak manko se v sebi lastnem kanalu in na sebi lasten način vrne in vpliva na naše delovanje.

Če želimo »s kadrom, ki ga imamo, narediti več«, je potrebno pogledati v organizacijo in znotraj tega tudi v opredelitev vlog. Naj izkušen, zelo sposoben zdravnik izvaja delo, ali naj del časa porabi za mentoriranje, usposabljanje novih kadrov in s tem večanje naših kapacitet? To je le eno izmed vprašanj, ki so relevantna, če želimo postaviti zares dobro organizacijo. Osrednje pa je: kako naj opredelimo vloge, da bomo (karseda) učinkoviti in uspešni?