Kaj je organizacija?

Za začetek dela vodje je treba opredeliti identiteto. Šele z dobro zgrajenimi tremi organizacijskimi elementi lahko sodobni vodja opravlja svoje delo, ki je aktiviranje in vključevanje članov v ustvarjanje rezultatov. Toda, kot se morda spomnite, med načrtovanjem, kjer se opredeli identiteta, in vodenjem obstaja še ena faza. To je faza organiziranja.

Od začetka

Večkrat sem že omenil izraz organiziranje. V teh primerih pomeni “skupina ljudi, ki si prizadeva za skupni cilj”. V okviru tega pomena je organizacija katero koli podjetje ali izobraževalna, zdravstvena, javna uprava, športna, kulturna ali druga enota. Toda tokrat je pomen drugačen. Zdaj govorimo o določeni značilnosti, ki jo imajo ti subjekti. Vendar začnimo na samem začetku.

Verjetno vsi poznamo izraz “biti organiziran” ali “biti organiziran”. Z zelo trdno bližino lahko rečemo, da gre za “biti urejen” ali “urejenost”. In tudi v smislu opravljanja vloge organizatorja v organizaciji bomo govorili o vzpostavljanju nekega reda. Pojdimo naprej in poglejmo, kaj pomeni, kadar ta lastnost opisuje družbeno skupino.

Naslednja točka postanka je razlikovanje med organizacijo in skupino. Organizacija je skupina ljudi, ki si nujno prizadeva za skupni cilj. To je lahko skupina učiteljev, ravnatelja in vsega drugega osebja, ki skupaj uresničujejo cilje določene izobraževalne ustanove. Organizacija je tudi skupina posameznikov, ki izdelujejo in prodajajo pohištvo iz lesa ali na police v supermarketu postavljajo izdelke, ki jih nato kupci lahko kupijo.

Če govorimo o skupini, lahko to besedo uporabimo za 30 izbranih obiskovalcev na koncertu priljubljenega glasbenika ali za 30 študentov, ki ležijo v parku univerzitetnega kampusa. Člani skupine ne potrebujejo skupnega cilja, tam so lahko zaradi različnih razlogov in namenov, lahko pa so se le naključno zbrali.

Organizacijska struktura

Če upoštevamo razliko med skupino in organizacijo, je v slednji več pravil in s tem več reda. Tudi če vzamemo nekaj tako običajnega, kot je komunikacija, bo v organizaciji treba obvezno komunicirati ali posredovati nekaj obveznih sporočil. V širšem smislu ima organizacija določeno opredelitveno značilnost. Ima strukturo.

Predstavljajte si, da je pred vašimi očmi skupina ljudi. Vidite njihove obraze, njihove grimase in gestikulacije ter lahko poslušate njihove pogovore. Teme, o katerih se pogovarjajo, segajo od politike, športa do pogovorov o izletu ali zmenku iz prejšnje noči. Predstavljajte si, da želi ta skupina zaslužiti 1000 enot denarja. Kaj boste storili? Verjetno boste želeli dodeliti odgovornosti. Nekaterim boste naložili določene delovne naloge, drugim nalogo, da pridobijo določene informacije, ki jih bo ta skupina potrebovala za uresničitev tega cilja, itd. No, tukaj gre za vzpostavitev strukture. In ta struktura je usmerjena k doseganju določenega cilja, zato ni naključna, ampak je načrtno zasnovana.

O organizacijski strukturi bi rad dodal še nekaj. To je: ima štiri plasti. Omenili smo že komunikacijo. Vzpostavljen red bo zahteval prenos nekaterih informacij od enega člana do drugega. Nekatere informacije bo dovoljeno posredovati ustno, nekatere po pošti, za nekatere pa bo morda potrebna oblika zelo formalnega pisnega poročila. Komunikacijska plast opredeljuje vsa potrebna pravila glede pretoka informacij.

Preostale tri plasti so tehnična plast, ki opredeljuje delovne naloge za vsakega člana in določa, kakšne izdelke in polizdelke je treba posredovati od enega do drugega člana, plast odgovornosti ali motivacije, ki opredeljuje, kaj bo odgovornost določenega člana ali kakšno vrednost mora vsaka oseba zagotoviti skupini, in zadnja je plast moči ali pooblastil, ki opredeljuje, o čem bo lahko in smel odločati kateri koli član.

Dve osnovni vrsti organizacijske zasnove

Organizacija je torej skupina ljudi, ki ima vzpostavljen določen red, ta red pa je vzpostavljen z organizacijsko strukturo. Ta struktura je namenoma zasnovana tako, da vodi skupino k doseganju skupnega cilja. V procesu načrtovanja pa moramo opredeliti vloge v razponu štirih plasti: tehnične, komunikacijske, v plasti odgovornosti in v plasti avtoritete. In zadnja informacija? To organizacijsko načrtovanje lahko izvajamo z dvema splošnima in nasprotujočima si ciljema: učinkovitostjo in uspešnostjo.

Mehanistična organizacija za učinkovitost

Ko se je v svetu uveljavila industrializacija, so lahko proizvodna podjetja proizvajala bistveno večje število izdelkov kot prej. Zaradi tega so se cene izdelkov znatno znižale, povpraševanje po njih pa se je povečalo. Henry Ford je v svojem istoimenskem podjetju želel enako doseči z avtomobili: izdelati jih je želel veliko več, jih prodajati po nižji ceni in seveda doseči veliko večjo množico ljudi kot prej.

Da bi to dosegli, je bilo treba vsako delo opraviti hitro in pravilno; brez nepotrebnih popravkov, ki bi povzročali zamude in odvračali pozornost naslednje osebe v vrsti. Odločitve so bile oblikovane tako, da jih je sprejemal nekdo, ki je imel pregled nad celotno proizvodnjo. Ker je bilo sprejemanje odločitev osredotočeno na vrhu, je bilo treba že sprejete odločitve predstaviti drugim. Komunikacijski kanali so bili zato večinoma napolnjeni z ukazi. Metode, postopki in preprosto vsi vidiki dela so bili jasno opredeljeni, saj je bilo le tako mogoče doseči želeno hitrost in pravilnost proizvodnje.

Tako je nastal ukaz, ki je zelo strogo določal vsa pravila ravnanja v delovnem okolju. V njem mora skupina ljudi delovati kot “dobro naoljen stroj”. Obstaja veliko strogih pravil in vsi se morajo obnašati v skladu s temi vnaprej določenimi postopki, kar pušča zelo malo prostora za kakršne koli osebne odločitve, ki bi le ovirale dobro premišljen proces.

Temu pravimo mehanična organizacija.

Organska organizacija za uspešnost

Mehanistične organizacije so dobre, kadar želimo biti učinkoviti, kar pomeni “delati stvari na pravilen način”, z majhno porabo časa in drugimi stroški. Vendar pa obstaja še en ključni kazalnik uspešnosti organizacije, in sicer “opravljanje pravih stvari” ali uspešnost. Ta bolj kaže na sposobnost prilagodljivosti in zmožnost prilagajanja odziva določenemu izzivu.

Zdaj prehajamo na nasprotni pol in nasprotno vrsto opredeljene organizacije. Kadar skupino vodi ta miselnost, si običajno postavi le nekaj osnovnih pravil. Ker želi pustiti prostor za odzivanje na konkretne izzive, postopki niso strogo določeni, temveč so vsaj delno odprti.

Takšno delovno okolje je zasnovano zelo različno. Vodje želijo, da odločitve sprejemajo tisti člani, ki so v danih delovnih razmerah. Želijo, da se odzovejo po svojih najboljših močeh, zato komunikacijskih kanalov ne polnijo z ukazi, temveč z informacijami, ki bi jim olajšale postopek odločanja in ga naredile kar se da dobrega. Verjamem, da lahko vidite, da so zato vse plasti organizacijske strukture zasnovane precej drugače.

Temu pravimo organska organizacija.

Zaključek

Organizacija je zadnji veliki organizacijski element, ki ga vodja potrebuje za opravljanje svojega dela. To pomeni, da lahko deluje kot sodoben vodja in ustvarja sodobno delovno okolje za sledilce.

Da bi skupina ljudi lahko dobro sodelovala, je treba vzpostaviti določen red. Vendar ni nujno, da red pomeni stroga pravila, temveč predvsem način delovanja, ki je skupen, dobro razumljen in sprejet s strani vseh članov ter nam omogoča, da smo učinkoviti in uspešni, kolikor je potrebno za uresničitev cilja in izpolnitev namena.